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Elektronische Rechnungen, Kontoauszüge und E-Mails müssen seit dem 01.01.2017 elektronisch archiviert werden! 

Elektronische Rechnungen archivieren - GoBD ab 01.01.2017 voll wirksam

Seit Mitte 2011 dürfen Rechnungen auch elektronisch versendet werden - dem Steuervereinfachungsgesetz sei Dank.

Was auf der einen Seite Abläufe vereinfacht und Kosten spart, ist auf der anderen Seite aber auch mit Pflichten verbunden, die seit dem 01.01.2017 nun gesetzlich verpflichtend sind.

Denn das Thema hat es durchaus in sich: Elektronische Rechnungen, sowie E-Mails mit Rechnungsanhang, müssen auch elektronisch archiviert werden. Die Aufbewahrung rein als Papierausdruck ist nicht zulässig und führt zum Verlust des Vorsteuerabzugs.

Um nicht in die Situation zu kommen, gegen die Aufbewahrungspflichten zu verstoßen und dabei eine Ordnungswidrigkeit zu begehen, sind einige Anforderungen an die Art und Weise der elektronischen Archivierung gestellt.

Die Grundlage: GoBD

Die GoBD, oder "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung auf Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", ist eine Sammlung von Verordnungen des Finanzministeriums, in welchen festgelegt ist, wie die "Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB)" durch Softwaresysteme umgesetzt sein müssen. Diese Verordnung gilt seit dem 01.01.2017 verbindlich - die Schonfrist zur Einführung entsprechender Verfahren ist abgelaufen.

Was muss beachtet werden?

Grundsätzlich müssen alle elektronischen, aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen, insbesondere steuerrelevante Daten, den Anforderungen der GoBD hinsichtlich Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung und maschinellen Auswertbarkeit genügen. Die eingesetzten IT-Systeme sind ebenfalls in dieser Richtung zu prüfen, Regelungen zum Datenzugriff sind zu treffen und die betroffenen Prozesse sind in Form von Verfahrensanweisungen im Unternemen zu dokumentieren.

Was ist konkret bei elektronischen Rechnungen zu beachten?

Alle Rechnungen (unabhängig davon, ob papiermäßig oder elektronisch) sind nach § 14b UStG zehn Jahre lang aufzubewahren. Während dieser Zeit müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein.

Elektronische Rechnungen müssen

  • im selben Format archviert werden, in welchem sie eingegangen sind (PDF als PDF, E-Mail als E-Mail, Datensatz als Datensatz) - eine Umwandlung, beispielsweise in eine Bilddatei, ist nicht zulässig.
  • während der kompletten Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein.

Um diese Vorschriften einzuhalten, kommen Sie um den Einsatz einer revisionssicheren, digitalen Dokumentenablage nicht herum. Da eine papiermäßige Rechnung sehr wohl als Scan (z.B. PDF) aufbewahrt werden darf, können Sie durch die Einführung einer digitalen Dokumentenablage Ihre innerbetrieblichen Abläufe sogar verbessern.

 

Die Grundsätze der GoBD sind im Einzelnen:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

  • Alle elektronischen Systeme und die enthaltenen Informationen müssen so beschaffen sein, dass sich ein Betriebsprüfer innerhalb angemessener Zeit, einen Überblick verschaffen kann.

Vollständigkeit

  • Alle relevanten Informationen sind vorzuhalten (z.B. Namen von Geschäftspartnern, bei Datenverdichtung dürfen keine Informationen verloren gehen.

Richtige und zeitgerechte Buchung

  • Unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von 10 Tagen in der Buchführung erfasst werden.
  • Kasseneinnahmen sind täglich zu erfassen. Bei periodenweiser Erfassung ist eine geordnete Belegablage sicherzustellen.

Ordnung und Unveränderbarkeit

  • Systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen.
  • Elektronische Dokumente müssen indexiert werden, die elektronische Auswertbarkeit muss gewährleistet sein.
  • Ursprünglicher Inhalt eines Dokuments oder einer Information muss immer feststellbar sein.

Formattreue bei Archivierung

  • Ist die Urversion eines Dokuments elektronisch (z.B. Emaildatei) ist diese auch elektronisch zu archivieren, die Archivierung lediglich des Papierausdrucks ist nicht zulässig.
  • Liegt die Urversion eines Dokumentes in Papierform vor, kann dieses auch elektronisch archiviert werden (ersetzendes Scannen). Das Papierdokument kann dann grundsätzlich vernichtet werden (außer z.B. Urkunden, Urteile im Original, unterschriebene Jahresabschlüsse).

Email-Archivierung

  • Emails sind mit allen Anhängen unveränderbar bzw. mit Änderungsprotokollierung zu archivieren und in einen Index aufzunehmen.
  • Fungiert eine Email nur als Träger eines Anhangs, kann auf die Archivierung verzichtet werden.
  • Die Ablage in ein Dateisystem ohne weitere Maßnahmen bezüglich Indexierung und Änderungsdokumentation ist nicht GoBD-konform.

Elektronische Kontoauszüge

  • Diese sind originär elektronische Dokumente und müssen auch in dieser Form
  • archiviert werden.o Eine Archivierung durch zeitlich unbegrenzten Zugang (bzw. bis zu 10 Jahre) bei der
  • kontoführenden Bank ist zulässig.

 

Wir beraten sie gern zu diesen Themen und helfen Ihnen dabei, die Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen herzustellen!

 

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