Ihr DMS System übernimmt je nach Anforderung sehr viele verschiedene Aufgaben. Bei der Einführung eines DMS Systems sollte man sich überlegen, welche Anforderungen an ein solches System gestellt werden und wie diese Anforderungen periodisiert werden sollen. Eine Projektplanung steht an erster Stelle. Welche Anforderungen beispielhaft bestehen, stellen wir Ihnen hier exemplarisch vor. 

Anforderungen an ein DMS

mit den GoBD, die seit dem 01.01.2017 in Kraft getreten sind, ist es notwendig elektronische Rechnungen auch elektronisch während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufzubewahren. Wenn Sie diese Aufbewarhrungsform nicht einhalten, kann Ihnen der Vorsteuerabzug verloren gehen. 

Richten Sie sich ein Archivsystem ein, in dem Sie alle Ihre Dateien ablegen, bearbeiten und verwalten. Die Ablage kann dabei mit dokumentspezifischen Metadaten erfolgen, nach denen zusätzlich gesucht werden kann. 

Bearbeitungsstände Ihrer Dokumente werden automatisch versioniert, sodass Sie mühelos auf eine ältere Version eines Dokuments zugreifen können.

Haben Sie alle Ihre Dokumente an einem zentralen Ort!

Mit Ihrem DMS System ist es möglich, Ihre Dokumente und Projektunterlagen für verschiedene Personen und Personengruppen freizugeben, sodass Sie auch standortunabhängig im Team zusammen arbeiten können. 

Standardmäßig bringt agorum core z. B. schon verschiedene Schnittstellen für die Projektarbeit und Kollaboration mit:

  • E-Mailverwaltung und -Archivierung
  • Terminverwaltung
  • Dataroom für die Bereitstellung von Dokumenten für externe Anwender z. B. ein Kundendokumentenportal
  • Projektdashboard

Digitalisieren Sie Ihren zentralen Posteingang lassen Sie den Inhalt aus Ihren gescannten Dokumenten automatisiert auslesen, verarbeiten und an Ihre Fachanwendung z. B. Ihr ERP System übergeben. 

Führen Sie so z. B. ein automatisiertes Posteingangsbuch, leiten Sie Dokumente in fachspezifischen Workflows weiter oder geben Sie Dokumente in einen Genehmigungs- und Freizeichnungsworkflow. 

Den Möglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt um automatisierte digitalisierte Prozesse umzusetzen. 

An einen Posteingangsworkflow können sich z. B. verschiedene fachspezifische Workflows anschließen:

  • Anfrageworkflow
  • Bestelleingangsworkflow
  • Rechnungseingangsworkflow
  • Rechnungsausgangsworkflow
  • Logistikworkflow

 

Lassen Sie z. B. Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen von Ihrem DMS System automatisiert auslesen und direkt an die Buchhaltung übergeben. Zusätzlich können die Rechnungen revisionssicher abgelegt und archiviert werden. Lassen Sie die Aufbewahrungsfristen von Ihrem DMS System überwachen. 

Es ist möglich, individuelle Schnittstellen zu Ihrem Buchhaltungssystem einzurichten.

Im Standard sind folgende Schnittstellen vorhanden:

  • DATEV Online
  • DATEV Rechnungswesen Pro

 

BIC Schnittstelle

  • Taxpool Buchhalter Bilanz

Die Möglichkeiten eines ECM/DMS-Systems sind sehr vielfältig. Sie können für verschiedene Prozesse Workflows einrichten und den Anwendern Eingabemasken für individuelle Workflowschritte bereit stellen. Erstelen Sie z. b. Workflows für die Personalverwaltung und Zeiterfassung:

  • einen Urlaubsantrag
  • eine elektronische Zeiterfassung
  • Erfassung von Abwesenheitszeiten
  • Projektzeiterfassung
  • Bewerberworkflow

Erstellen Sie eigene Dashboards um Informationen für Projektmitarbeiter, die Unternehmensleitung, oder einzelnen Abteilungen Ihres Unternehmens, mit Informationen immer auf dem aktuellen stand zu halten. 

Beispielsweise können Dashboards für folgende Themen eingerichtet werden (Aufzählung nur beispielhaft):

  • Kundendashboard
  • Auftrags- und Vertragsdashboard
  • Projektdashboard
  • Workflowdashboards z. B. für den Rechnungseingangsworkflow
  • Posteingangsdashboard
  • Bewerberdashboard

Richten Sie sich ein Ticketsystem ein, in dem alle Aktivitäten Ihres Unternehmens einsehbar sind und zusammen fließen.

Verwaltung Sie über ein Ticketsystem

  • Vorgänge
  • Aufgaben
  • Termine
  • Anfragen
  • Kundenkontakte
  • Aufträge

und vieles mehr!

Mit dem ZUGFeRD Modul von agorum core können Sie ganz einfach elektronische Rechnungen im ZUGFeRD Format erstellen oder ZUGFeRD Eingangsrechnungen verarbeiten. 

Haben Sie alle Verträge im Griff!

  • Individuelle Übersichten je nach Vertragsarten
  • Überwachung von Fristen und Terminen
  • Nutzung von Vertragsdashboards

Arbeiten Sie doch wo und wann Sie wollen; standortunabhängig

  • mit einem mobilen Endgerät brauche Sie keine Akten und große Pläne mehr mit auf die Baustelle nehmen
  • Stellen Sie Ihren Mitarbeitern adhoc Informationen bereit
  • Egal ob von zu Hause, aus dem Büro oder von unterwegs. Sie haben alle Informationen dort wo sie benötigt und wann sie benötigt werden. 

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